ทำไมระบบวัดและการประเมินผลงานประจำปีส่วนใหญ่ถึงล้มเหลว?

อย่างที่ทราบกันว่าเกือบทุกองค์กร ที่ใช้ระบบวัดและการประเมินผลงานประจำปี เพื่อนำมาเป็นเกณฑ์การปรับค่าจ้างและจ่ายโบนัสประจำปี

แต่ก็จะสร้างปัญหาปวดหัวให้กับ HR พนักงาน หัวหน้างาน หรือผู้บริหาร อยู่เป็นประจำในทุกๆปี เรียกว่าเป็นช่วงฝุ่นตลบเลยก็ว่าได้

อะไรคือปัจจัยที่ทำให้ระบบวัดและการประเมินผลงานประจำปีล้มเหลว

การประเมินผลงานในปัจจุบันที่ล้มเหลวและไม่ประสบความสำเร็จ นั่นเป็นเพราะว่าเราใช้ตำราและวิธีการ ตลอดจนแนวคิดมาจากยุคปฏิวัติอุตสาหกรรม ซึ่งเป็นยุคสมัยที่ตีคุณค่าของคนต่ำสุดๆ เพราะ

• ใช้เครื่องจักรแทนคน
• ยกย่องว่าเครื่องจักรมีประสิทธิภาพมากกว่าคนหลายเท่า
• จึงมองคนเป็นเครื่องจักร หรือสิ่งของ

เป็นจุดเริ่มต้นที่ใช้แบบฟอร์มประเมิน (Performance Appraisal) มาเป็นตัวกำหนดวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยใช้เป็นเครื่องมือแบ่งแยกผลงานของคนออกป็น เกรด ABC

ยึดโยงหลักการคล้ายๆรอบการบำรุงรักษาเครื่องจักรที่ทำกัน ปีละครั้ง หรือทุกๆ 6, 3 เดือน เป็นต้น

โดยใช้ Bell Curve จำกัดโควต้าตัดเกรดผลงาน A B C ซึ่งมองคุณค่าของคนแบบหยาบๆ

ใช้หลักเกณฑ์ในแบบฟอร์มประเมินให้ดูยุ่งยาก เสียเวลา แต่ท้ายที่สุดก็เป็นไปตามโผ๋ ที่หัวหน้าปักธง Ranking ไว้เรียบร้อย

เมื่อระบบจำกัดโควต้า หัวหน้าก็ไม่กล้าคุยลูกน้องที่ได้เกรดบ๊วยๆ หรือบางทีเลือกที่จะไม่คุยเลย ทำให้ระบบภาวะผู้นำเสียหาย

ระบบแบบนี้ ผลงานฝ่าย เจ้านาย ลูกน้อง ไม่สอดคล้องไปในทิศทางเดียวกัน

จึงกลายเป็นปัญหาต่างๆตามมาอีกเยอะแยะ

ระบบวัดและประเมินผลงานแบบเก่าขัดแย้งไปจากหลักความจริง

ปัญหาต่างๆมากมายจากการใช้ระบบวัดและประเมินผลงานแบบเก่า ซึ่งทั้งหมดทั้งมวล เกิดจากการมองคนเป็นเครื่องจักร ผิดจากหลักความเป็นจริง 6 ข้อ มีอะไรบ้าง

1. หลักความจริง : อดีต ปัจจุบัน อนาคต

– อดีตเราย้อนกลับไปแก้ไขไม่ได้ : เมื่อเราปล่อยเวลาผ่านไป รอให้ถึงรอบประเมินกลางปี ปลายปี แล้วค่อยมา Feedback มันกลายเป็นช้าไป ไม่ทันการณ์ เพราะไม่มีใครย้อนเวลากลับไปแก้ไขอดีตได้

– การกระทำในอดีต ไม่ได้เป็นตัวการันตี หรือส่งผลต่ออนาคต : นอกจากจะแก้ไขอะไรไม่ได้ การติติงเรื่องที่ผ่านไปแล้ว มีแต่จะส่งผลต่อความรู้สึกที่ไม่ดีต่อสัมพันธภาพระหว่างกันมากกว่า

– การกระทำในปัจจุบันเท่านั้นที่ส่งผลต่ออนาคต : ดังนั้น ปัจจุบันไม่ action อะไร ไปรอประเมินผลงาน 3,6 เดือน หรือ 1 ปี คือช้า และล้าหลัง ไม่ทันการณ์แล้ว

2.ความสำเร็จไม่ได้เกิดขึ้นทันทีในคราวเดียว แต่เกิดจากการกระทำที่ต่อเนื่อง (Consistency)

ดังนั้น ไม่ใช่ว่าเป็นผู้บังคับบัญชาแล้ว จะตั้งเป้า มอบหมายให้ทีมงานไปลงมือทำ แล้วจะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการซะเมื่อไหร่

หากต้องการความสำเร็จ เราต้องคอยติดตาม ให้ความช่วยเหลือ สื่อสาร พูดคุยกันเป็นระยะๆ

ไม่ใช่รอรอบประเมินกลางปี ปลายปี แล้วค่อยมาคุยกันทีนึง แบบนั้นงานจะไปสำเร็จได้อย่างไร

3.ทุกองค์กรต่างก็มีเป้าหมายการทำงานเป็นทีม (Teamwork)

แต่เวลาประเมินผลงานเพื่อแบ่งปันผลประโยชน์ กลับประเมินเป็นรายบุคคล โดยใช้ Bell Curve เป็นโควต้า เช่นทั้งฝ่ายมี A ได้แค่คนเดียว ไม่สามารถ A ได้ยกแผนกหรือฝ่ายได้ การร่วมมือในหน่วยงานมันถึงเกิดยาก เพราะว่าถ้าคนอื่นในหน่วยงานได้ A นั่นแปลว่าหมดโควต้าแล้ว เราไม่มีสิทธิ์ได้เกรด A

แบบนี้ ต่อให้องค์กรทำกิจกรรม Team Building ปีละ 3 ครั้ง ก็กลับเป็นเหมือนเดิม

4.การประเมินผลงานไม่สามารถแยกแยะคนเป็นเกรดได้

HR หัวหน้างาน หรือแม้แต่ผู้บริหาร ตอบคำถามนี้ได้ไหม?

ว่าทำไมคนที่ได้คะแนน 89 กับ 90 ที่ต่างกันแค่ 1 คะแนน ทำไมตัวเลขโบนัสหรือ %ปรับค่าจ้าง ถึงได้ต่างกันมาขนาดนั้น?

ตัวอย่าง เกณฑ์คะแนนตัดเกรดจ่ายโบนัส

90-100 = A (โบนัส 3 เท่า)

70-89 = B (โบนัส 2 เท่า)

50-69 = C (โบนัส 1 เท่า)

เช่น 89 คะแนน คือ เกรด B และ

90 คะแนน คือ เกรด A

สมมติ A ได้โบนัส 3 เท่า, B ได้โบนัส 2 เท่า ถ้าเงินเดือน 50,000 บาท

แสดงว่า 1 คะแนนนั้นมีค่าต่างกันถึงห้าหมื่นบาทเลยใช่ไหม?

5.ระบบโควต้าทำให้ความร่วมมือไม่เกิดขึ้นจริงในองค์กร

การจำกัดโควต้าเกรด ABC นั้น ไม่ได้แตกต่างอะไรไปจากการสอบแข่งขันของนักเรียน เช่น ในห้องมีโควต้าได้เกรด A แค่ 3 คน คิดว่าคนที่เรียนเก่งของห้องนั้น จะอาสาติวให้เพื่อนคนอื่นๆ ไหม? นี่คือหลักความเป็นจริงของระบบโควต้า ทำให้คนเห็นแก่ตัว แทนที่จะร่วมมือ หรือเป็นทีมช่วยเหลือกัน

6.ธรรมชาติของมนุษย์ชอบคำชมมากกว่าการตำหนิ

เมื่อระบบประเมินถูกล็อคด้วยระบบจำกัดโค้วต้า บทบาทของหัวหน้างานก็ลำบากใจที่จะพูดคุยสื่อสารกับลูกทีมที่ไม่ได้เกรด A เพราะไม่รู้จะหาเหตุผลอะไรให้เป็นที่พอใจสำหรับการประเมินผลงานลูกน้อง จึงโยนให้ระบบของ HR หรือโทษนโยบายของผู้บริหาร ต่างๆเหล่านี้ เป็นต้น

สรุปสาเหตุที่ทำให้ระบบวัดและประเมินผลงานประจำปีล้มเหลว

สาเหตุหลักๆของความล้มเหลว เกิดจากการทำตามๆกันมา ประหนึ่งเหมือนว่าเป็นกฎ กติกาที่ต้องทำแบบนั้น โดยปราศจากความเฉลียวใจ ว่าวิธีคิดและมุมมองของการออกแบบระบบการประเมินสมัยนั้นมีแนวคิด และบริบทที่แตกต่างจากในปัจจุบัน

นี่ยังไม่พูดถึงการประเมิน 360 องศา (360 Degree feedback) ที่ยังมีความเข้าใจคลาดเคลื่อน สักแต่ว่าได้ทำตามแฟชั่นเท่านั้นเอง

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Modern PMS : ระบบวัดและประเมินผลงานสมรรถนะสูง รูปแบบใหม่ ได้ที่บทความนี้

ชมคลิป “ทำไมระบบวัดและประเมินผลงานถึงล้มเหลว”