Performance Management System คืออะไร?
Performance Management System คือ เป็นกระบวนการหรือระบบที่ออกแบบมาเพื่อจัดการและส่งเสริมประสิทธิภาพของพนักงานหรือองค์กรในด้านต่างๆ โดยใช้วิธีการตรวจสอบ วัดผล และพัฒนาศักยภาพของบุคคลและทีมงานให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร
ทำไมระบบวัดและประเมินผลงาน (performance management system) ถึงสำคัญ
เพราะว่า PMS นี้ เป็นเหมือนเส้นเลือดใหญ่ขององค์กร ที่ไปเชื่อมโยง และเกี่ยวข้องกับทุกระบบในองค์กรเลย เช่น ผลงาน หรือเป้าหมายขององค์กรเอง ก็คือสร้างรายได้ และทำกำไร เพื่อหล่อเลี้ยงไปยัง Stakeholder ต่างๆ ส่วน พนง. เอง ที่มาทำงานก็ต้องการค่าตอบแทน ความก้าวหน้า และความมั่นคงในอาชีพ PMS จึงเป็นหัวใจสำคัญเหมือนกระดุมเม็ดแรก หรือเบ้าหลอมที่จะกรูมมิ่งทิศทางให้คนในองค์กรเดินไปอย่างไร
Modern PMS : ระบบวัดและประเมินผลงานสมรรถนะสูงรูปแบบใหม่มีแนวคิดอย่างไร
ก่อนจะเข้าสู่เนื้อหา สาระสำคัญเกี่ยวกับ Modern Performmance Management System
เราต้องทำความเข้าใจพื้นฐาน ระหว่าง “การวัด” และ “การประเมิน” ให้เคลียร์กันเสียก่อน
ถ้าไม่เข้าใจตรงนี้แล้ว เดี๋ยวก็ใช้การวัดและประเมิน ตีกันมั่วไปหมด
ทีนี้ลองมาดูตัวอย่างง่ายๆ เช่น
- ข้าวสารหนักถุงละ 5 กก.
- นาย ก. สูง 170 ซม.
แบบนี้ คือ “การวัด” ส่วน
- ดาราคนนี้สวย หล่อ
- หรือคนนั้นขยัน
แบบนี้เป็น “การประเมิน”
ถ้าซูมเข้ามาเกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์กร
พวก KPI ตัวชี้วัดต่างๆ คือ การวัด เช่น ยอดขาย 3000 ลบ.
ส่วนเรื่องพฤติกรรมการทำงานนั้น มักจะเป็นการประเมิน เป็นต้น
เมื่อเข้าใจตรงนี้แล้ว ไปต่อในเรื่อง Modern PMS หรือระบบวัดและประเมินผลงานสมรรถนะสูงรูปแบบใหม่ กันเลย ว่ามีหลักคิดและวิธีปฏิบัติอะไรบ้าง
1.ยกเลิกระบบโควต้าโดยมาใช้ระบบเกณฑ์แทน
ระบบใหม่นี้ เราจะยกเลิกระบบโควต้า โดยมาใช้ระบบเกณฑ์แทน เพราะระบบโควต้า เป็นระบบแข่งขันที่ทำลายความร่วมมือ ประเภทที่ประกวด มีรางวัล ที่ 1 2 3 เป็นระบบที่คนส่วนใหญ่แพ้ ตั้งแต่ยังไม่ลงแข่ง เช่น
ประกวด KAIZEN 100 คน จะมีคนดีใจแค่ 3 คน ส่วนอีก 97 คน ผิดหวัง หมดกำลังใจ แบบนี้เป็นต้น
รูปแบบนี้ไม่เหมาะที่จะเอามาใช้วัดผลงานในองค์กร อาจเหมาะกับเกมกีฬา สนุกๆ เป็นฤดูกาลๆไป เท่านั้น
ระบบเกณฑ์ คือระบบที่ส่งเสริม สนับสนุนความร่วมมือให้เกิดขึ้นในองค์กร คล้ายกับหลัก TQA (Thailand Quality Awards) นั่นแหละ
คือกำหนดเกณฑ์เป็น % ไว้ จะผ่านเกณฑ์กี่คน ถือว่าได้หมด ไม่มีการจำกัดโควต้า เช่น
90% = Platinum
70% = Gold
50% = Silver
หากพนักงานที่เข้าประกวดรางวัล Innovation มีผู้เข้าประกวดผ่านเกณฑ์ 90% ทุกคน ก็เท่ากับว่าได้รางวัลระดับ “Platinum” ทุกคนเลย เป็นต้น
เห็นไหมครับว่า ระบบเกณฑ์ คนจะให้ความร่วมมือ ช่วยเหลือ แบ่งปัน แบบไม่มีกั๊ก ซึ่งตรงกันข้ามกับระบบโควต้า ถ้าอยากได้ดี ก็ต้องคอยเตะตัดขา หรือหั่นขาเก้าอี้ของคนอื่น อะไรทำนองนั้น
2.เน้นให้ความสำคัญกับปัจจุบัน
ระบบใหม่ จะเน้นให้ความสำคัญกับปัจจุบัน อย่างที่พูดไปก่อนหน้า อดีตแก้ไขไม่ได้
อนาคต ขึ้นอยู่กับปัจจบันเป็นสำคัญ ดังนั้น เราถึงต้องมาโฟกัสที่ปัจจุบัน ทำเหตุแห่งปัจจุบันให้ดี อนาคตซึ่งเป็นผล ก็จะดีตาม
ยุคนี้ Inernet of thing แล้ว ไม่ใช่ 1970 เครื่องมือ หรือ Applicaion ประเภท Project Management ประสิทธิภาพสูง มีเยอะแยะมากมาย ซึ่งช่วยให้เราทำงานได้ง่ายๆ เช่น
ตั้งเป้าหมาย (Goal Setting)
- Assign งานให้กับทีม
- ติดตาม สื่อสารแบบสองทางได้อย่างสะดวก
- แถมยังมีบันทึกแบบ Digital Footprint ได้ด้วย
- และสรุปผลลัพธ์ เรียกรายงานดูได้แบบ realtime
ทำให้การทำงาน เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และง่ายกว่าแต่ก่อนเยอะเลย
3.เน้นการมีส่วนร่วม และสอดคล้องในทิศทางเดียวกัน
ระบบใหม่นี้ เราจะเน้นการมีส่วนร่วมแบบสอดคล้องไปในทางเดียวกัน เราจะเน้นตรงนี้ ดังนั้น จะเลือกเอา KPI หรือ ORK ได้หมด ไม่ต้องมาบลั๊ปกัน ว่าตัวไหนดีกว่ากัน โดยเราเน้นไปที่กระบวนการถัดไป เขาต้องการอะไรจากเรา ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าภายใน หรือภายนอก
ไม่ใช่เป็นการกำหนด KPI แบบมีหน่วยงานกลางคิดให้ หรือ เป็น KPI แบบเหยียบแข้งเหยียบขากัน
ซึ่งเราจะกำหนดเป้าหมายร่วมกัน และกระจายลงไปยังหน่วยงานอย่างมีกลยุทธ์
เช่น เป้าหมายระดับองค์กรปีนี้มีอะไรบ้าง ครีมๆแค่ 4-5 เรื่องพอ
อาทิ ยอดขายเติบโต 10%
หน่วยงานต่างๆ จะช่วยให้เป้าหมายข้อนี้เป็นจริงได้อย่างไร
ฝ่ายขายเพิ่มยอดขายจากไหน จากลูกค้าใหม่ เก่า
ฝ่าย HR จะช่วยได้ยังไง sales มียอดขายเพิ่มขึ้น เขาก็ต้องปิดการขายได้มากขึ้น
ดังนั้นต้องช่วยพัฒนาทักษะให้ sale ปิดการขายให้ได้
ฝ่าย บช. ล่ะ เขาขายได้แต่ทำยังไงจะเก็บเงินได้ตามเป้า ก็ไปหาวิธีช่วย เป็นต้น
โดยหน่วยงานต่างๆ จะมองเป้าหมายองค์กร
เปรียบเสมือน Pain point ขององค์กร
และเป็นหน้าที่ของหน่วยงาน ที่จะต้องหาทางแก้
ด้วย Solution ที่ได้ผลจริง เป็นต้น
4. วัฒนธรรมแบบ “ทำน้อยแต่ได้ผลมาก”
สร้างบรรยากาศ หรือวัฒนธรรมแบบทำน้อยแต่ได้ผลมาก หรือที่เรียกว่า Slight Edge
Slight Edge เป็นความคิดสร้างสรรค์ ซึ่งสอดรับกับโลกยุคนี้ โลกยุคที่ต้องใช้ Creative ในการคิดแก้ปัญหา โดยกำหนดให้ Slight edge อยู่ใน DNA หรือทุกกิจกรรมของการทำงานในองค์กรซึ่งอาจจะกำหนดให้หน่วยงานละ 1 Slight edge ต่อปี ก็ได้
Slight edge ผมอุปมาเหมือนฝนเม็ดเล็กๆ แต่พอเกิดขึ้นพร้อมกันนี่ทำให้เราเปียก หรือน้ำท่วมได้เลยทีเดียว
ยกตัวอย่างให้เห็นของจริงในองค์กร เช่น
ฝ่ายขาย เดิมที จะมีพนง.ขายแต่ละทีมแยกกันขาย
เช่น ขายหน้าโฆษณานิตยสาร
ขายโฆษณารายการทีวี
ขายโฆษณางานออนไลน์
ขายงานออกบูธจัดอีเว้นต์
แต่พอทำ Slight edge พนักงานขายก็ไปเพิ่มทักษะให้ขายแบบ Omni Media ได้
ทีนี้ไปหาลูกค้า ก็สามารถปิดการขายแบบ one stop ได้ด้วยคนๆเดียวเลย
อีกหนึ่งตัวอย่างของงานฝั่ง Support ฝ่าย HR เดิมทีจ่ายค่าประกันสุขภาพกลุ่มปีละ 16 ล้านบาท
พอคิดแบบ Slight edge ก็ไม่ต้องจ่ายแบบเดิม ไปบาเตอร์กับบริษัทประกันภัย โดยเอางบโฆษณาของเขา กับค่าประกันสุขภาพที่ต้องจ่ายมาบาเตอร์กัน ทำให้จ่ายจริงแต่ 8 ลบ. จากที่ต้องจ่าย 16 ลบ ต่อปี เป็นต้น
5.จัดสรรผลประโยชน์ที่เป็นธรรม
รูปแบบใหม่จะต้องจัดสรรผลประโยชน์ที่เป็นธรรม ตัวอย่าง เช่น
เป้าหมายระดับองค์กร 30% ถือว่าทุกคนช่วยกันทำให้บรรลุ หรือไม่บรรลุ คือคนทำงานดีไม่ดี จะได้เท่ากันหมดในข้อนี้
ส่วนเป้าหมายระดับฝ่าย 30% คนที่อยู่หน่วยงานเดียวกัน ก็จะได้เท่ากัน
สุดท้าย 40% อันนี้ขึ้นอยู่กับผลงานของตนเอง ซึ่งแตกต่างกัน
ถ้าปีนี้เป้าหมายอค์กรบรรลุ 25%
หน่วยงานบรรลุ 20%
ผลงานของตนเองทำได้ 30%
รวมแล้วเท่ากับ 75%
เมื่อถึงเวลาจัดสรรผลประโยชน์เช่น โบนัสประจำปี
เมื่อบริษัทประกาศตัวคูณเท่ากับ 4 นั่นแปลว่าเราได้โบนัส 3 เท่า นั่นเอง
6.พนง.ออกแบบความก้าวหน้าและค่าตอบแทนได้
พนง.ออกแบบความก้าวหน้าและค่าตอบแทนได้
สำหรับต้นไม้ พืช ผัก ปลูกแล้วอาจต้องรอเวลาเขาถึงจะผลิดอก ออกผล ให้เรา
แต่คนทำงาน ไม่ใช่ต้นไม้ พืชผัก ยิ่งยุคนี้จะมององค์กรว่าเป็น Eco system
เป็นแค่ระบบนิเวศน์ ที่มาอาศัยผลประโยชน์ร่วมกัน ถ้าไม่วางระบบ Fast track ไว้ เท่ากับผืนดินแห่งนี้ไม่อุดมสมบูรณ์ พนง.ที่เป็นเหมือนเมล็ดพันธุ์ ก็จะไปเจริญเติบโตที่ Eco system ใหม่ๆ
ตัวอย่าง เช่น ช่างภาพ เงินเดือน 25,000 ถ้าวันนึงเขาพัฒนาทักษะเพิ่ม อาทิ
ถ่ายวิดีโอได้ ตัดต่อวิดีโอได้ หรือแม้กระทั่งสามารถ Command prompt สั่ง AI Generate รูป หรือวิดีโอ ที่จำเป็นสำหรับ บ.
เขาก็สมควรได้รับเงินเดือนเพิ่มเป็น 3-35000 บาท ซึ่งก็ Win-Win พนง.ก็ได้รับค่าจ้าง ตำแหน่งงานที่สูงขึ้น บริษัทก็ไม่จำเป็นต้องจ้างคนเพิ่ม
นี่แหละ Modern PMS ระบบวัดและประเมินผลงานสมรรถนะสูงรูปแบบใหม่ ที่เหมาะกับโลกยุคปัจจุบัน และสอดรับกับโลกอนาคต
อยากเริ่มทำระบบวัดและประเมินผลงานรูปแบบใหม่ ทำไงดี?
หากต้องการทำระบบวัดและประเมินผลงานรูปแบบใหม่ สามารถเรียนรู้ได้ 3 รูปแบบ คือ
1.Online Training (modern performance management system course)
ซึ่งมีทั้งแบบฟรี และแบบเสียเงิน ตรงจุดนี้ ก็จะทำให้ผู้เรียนเข้าใจเกี่ยวกับ Modern PMS มากขึ้น
2.Inhouse Trainging
เป็นวิธีที่ชาญฉลาด ยิงนัดเดียวได้นกหลายตัว หรือได้ทั้งฝูง (hr หัวหน้างาน และผู้บริหาร) คือการเชิญไปสอนที่บริษัท อันนี้ก็จะประมาณว่าให้ไปช่วยปิดการขายด้วยเลย
3.Consulting
เป็นวิธีที่ชาญฉลาด เพราะการเชิญไปเป็นที่ปรึกษา เรียกว่าเหมือนการจับมือทำ
ซึ่งก็ไม่ต้องเสียเวลาคลำ หรือลองผิด และบางอย่างบทบาทคนใน กับคนนอก อาจมีความต่าง เพราะผู้บริหารเขามักจะฟังอาจารย์ที่ปรึกษา ไม่ค่อยจะฟังคนในกันเอง และบางครั้งการรัน workshop หรือขั้นตอนที่ต้องอาศัยประสบการณ์ การใช้ที่ปรึกษาเลยมีความจำเป็น
ระบบวัดและประเมินผลงาน เป็นสิ่งสำคัญในการ Change องค์กรเลย เพราะถ้าไม่แก้ไขตรงนี้ องค์กรจะเปลี่ยนแปลงได้ยาก ซึ่งจะปรับตัวเข้ากับโลกยุคใหม่ไม่ได้ ดังนั้น ให้รีบทำเสียตั้งแต่ตอนนี้ อย่าไปรอเวลา!
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ “ทำไมระบบวัดและประเมินผลงานสมรรถนะสูง ถึงล้มเหลวและไม่ประสบความสำเร็จ”
ชมคลิป “Modern Performance Management System”
