5 ขั้นตอนการจัดทำแผนฝึกอบรม (HR Training Plan) แบบ Step-by-Step

หากคุณกําลังมองหาวิธีการทำ Training Plan เพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การพัฒนาทรัพยากรบุคคลขององค์กรอยู่ แผนฝึกอบรมด้านทรัพยากรบุคคลมีความสําคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนาบุคลากรให้มีทักษะและมีแรงจูงใจ การเข้าใจความสําคัญของโครงการพัฒนาทรัพยากรบุคคล การเตรียมแผนการฝึกอบรมอย่างครอบคลุม การนําไปปฏิบัติ และการประเมินผลอย่างต่อเนื่อง ล้วนแล้วแต่มีความสําคัญต่อความสําเร็จขององค์กรทั้งสิ้น

การพัฒนาทรัพยากรบุคคลมีบทบาทสําคัญในการพัฒนาทักษะและความรู้ที่จําเป็นในงานให้กับพนักงาน ซึ่งมีความสําคัญในการแก้ไขปัญหาช่องว่างทางทักษะและเพิ่มประสิทธิภาพการทํางาน ในบทความนี้ เราจะช่วยคิดกระบวนการสร้างและนําแผนฝึกอบรมด้าน HR ที่มีประสิทธิภาพไปใช้เพื่อการพัฒนาบุคลากรของคุณให้เติบโต

อ่านบทความเพื่อเข้าใจขั้นตอนการสร้างและนําแผนฝึกอบรมด้าน HR ไปใช้อย่างละเอียด ตั้งแต่การประเมินความต้องการฝึกอบรมจนถึงการประเมินต้นทุนและประสิทธิผลของโปรแกรมฝึกอบรม เมื่ออ่านบทความนี้จบ คุณจะมีความรู้ในการสร้างและนําแผนฝึกอบรมด้าน HR ที่ประสบความสําเร็จ ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรและช่วยเพิ่มศักยภาพสูงสุดของพนักงาน ไปใช้ได้เลย

ความสําคัญของแผนฝึกอบรม (Training Plan)

การเข้าใจถึงความสําคัญของโปรแกรมฝึกอบรม (Traning Plan) มีความจําเป็นอย่างยิ่งสําหรับความสําเร็จอย่างต่อเนื่องขององค์กร โปรแกรมฝึกอบรมเหล่านี้มีบทบาทสําคัญในการแก้ไขปัญหาช่องว่างทางทักษะ และการทําให้พนักงานปัจจุบันเติบโตไปพร้อมกับภูมิทัศน์ทางธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

โปรแกรมฝึกอบรม (Traning Plan) ซึ่งรวมถึงโปรแกรมฝึกอบรมผู้จัดการและผู้นํา มุ่งเน้นการเพิ่มประสิทธิภาพและการทํางานให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร ซึ่งคํานึงถึงรูปแบบการเรียนรู้ที่หลากหลายและมุ่งพัฒนาทักษะที่จําเป็นให้พนักงานประสบความสําเร็จในบทบาทปัจจุบัน

การลงทุนในโปรแกรมฝึกอบรมเหล่านี้ช่วยให้ลูกค้ามีความพึงพอใจมากขึ้น และเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน ต้นทุนการฝึกอบรมมักจะคุ้มค่ากับผลตอบแทนที่มีนัยสําคัญ ในรูปของบุคลากรที่คล่องตัวและปรับตัวได้ดีตามความต้องการของตลาด การเรียนรู้อย่างต่อเนื่องผ่านโปรแกรมฝึกอบรม ตั้งแต่การฝึกอบรมงานไปจนถึงการศึกษาอย่างเป็นทางการ จะสร้างบรรยากาศให้เป็นที่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงและนวัตกรรมในองค์กร

เพื่อปรับตัวให้เข้ากับทักษะและหน้าที่ความรับผิดชอบที่หลากหลาย แผนก HR ควรจัดหาการฝึกอบรมที่มีรูปแบบหลากหลาย เช่น การอบรมแบบในห้องเรียน บทเรียนออนไลน์ และการจําลองสถานการณ์ เพื่อทําให้โปรแกรมฝึกอบรมกลายเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารผลการปฏิบัติงาน ซึ่งจะช่วยส่งเสริมการเติบโตของบริษัทและรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันในอุตสาหกรรม

1.การประเมินความต้องการฝึกอบรม (Assessing Training Needs)

ก่อนที่จะออกแบบโปรแกรมฝึกอบรมใดๆ จําเป็นต้องประเมินความต้องการฝึกอบรมขององค์กรและพนักงาน การประเมินนี้รวมถึงการระบุช่องว่างทางทักษะที่ขัดขวางประสิทธิภาพการทํางานของพนักงานและกีดขวางการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ ทําการสํารวจ สัมภาษณ์ และประเมินผลการปฏิบัติงาน เพื่อรวบรวมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับทักษะและความรู้ของพนักงานปัจจุบันเมื่อเทียบกับบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ

ตารางสรุปด้านล่างแสดงตัวอย่างประเด็นที่พบช่องว่างทางทักษะบ่อยๆ:

หลังจากกําหนดจุดที่ต้องปรับปรุงได้แล้ว แผนก HR สามารถเล็งเป้าไปที่จุดด้อยเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมฝึกอบรมนี้ได้แก้ไขปัญหาถูกต้อง ตรงจุด

2.การพัฒนาสื่อและเนื้อหาการฝึกอบรม (Developing Training Materials and Content)

ขั้นตอนต่อไปมุ่งเน้นที่การพัฒนาสื่อและเนื้อหาการฝึกอบรมที่เจาะจง เพื่อช่วยปิดช่องว่างทักษะที่ระบุไว้ จําเป็นต้องคํานึงถึงรูปแบบการเรียนรู้ที่หลากหลายของบุคลากร เช่น ผู้เรียนที่เน้นการมองเห็นอาจได้ประโยชน์จากเนื้อหาวิดีโอ ในขณะที่ผู้เรียนแบบปฏิบัติอาจชอบเวิร์กชอปที่มีปฏิสัมพันธ์หรือการจําลองสถานการณ์

เนื้อหาการฝึกอบรมควรมีความน่าสนใจ กระตุ้นการมีส่วนร่วม และเกี่ยวข้องกับผู้เรียน ซึ่งอาจรวมถึง:

• คู่มือและหนังสือคู่มือ (Manuals and handbooks)
• หลักสูตรออนไลน์และโมดูลการเรียนออนไลน์ (Online courses and e-learning modules)
• การจําลองสถานการณ์และบทบาทสมมติ (Interactive simulations and role-play scenarios)
• สื่อต่างๆ เช่น กราฟฟิกอินโฟ และแผนภูมิรูปภาพ (Visual aids like infographics and charts)

จําเป็นต้องปรับปรุงสื่อเหล่านี้ให้ทันสมัยอยู่เสมอ ตามความก้าวหน้าของอุตสาหกรรม เพื่อให้พนักงานปัจจุบันมีข้อได้เปรียบในการแข่งขัน และทําให้โปรแกรมการฝึกอบรมมีประสิทธิภาพ

3.การสร้างแผนการฝึกอบรม (Creating a Training Plan)

เมื่อมีหาความต้องการฝึกอบรม และเลือกเนื้อหาการฝึกอบรมได้แล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการสร้างแผนการฝึกอบรมเชิงโครงสร้าง ซึ่งควรกําหนดกรอบเวลา ระบุประเภทการฝึกอบรมที่จะใช้ และรายละเอียดทรัพยากรที่ต้องการ

รายการต่อไปนี้อธิบายองค์ประกอบหลักของแผนฝึกอบรมที่ครอบคลุม:

• การระบุวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม
• กรอบเวลาและเป้าหมายที่ชัดเจนสําหรับแต่ละช่วงการฝึกอบรม
• ประเภทของการฝึกอบรม (เช่น การฝึกอบรมในงาน การสอนในห้องเรียน)
• ผลลัพธ์การเรียนรู้และตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานเพื่อวัดความสําเร็จ
• งบประมาณและทรัพยากรที่จัดสรรให้กับแต่ละส่วนของแผน

ทุกส่วนของแผนการฝึกอบรมต้องส่งเสริมเป้าหมายสูงสุด คือ การเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานของพนักงานและเพิ่มการมีส่วนร่วมต่อเป้าหมายขององค์กร โดยการเชื่อมโยงทุกส่วนของแผนเข้ากับการบริหารผลการปฏิบัติงาน การพัฒนาทรัพยากรบุคคลจะทําให้เกิดผลตอบแทนจากการลงทุนในโปรแกรมฝึกอบรมพนักงาน

สรุป การพัฒนาทรัพยากรบุคคลที่ออกแบบมาอย่างดีควรครอบคลุมหลายมิติ ซึ่งรวมถึงการประเมินความต้องการฝึกอบรม การสร้างเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและทันสมัย และการวางแผนเชิงโครงสร้างที่ส่งเสริมการเรียนรู้และการเติบโตอย่างต่อเนื่อง การมองแบบองค์รวมนี้ช่วยให้นักทรัพยากรบุคคลสามารถสร้างโครงการพัฒนาบุคลากรที่ไม่เพียงปิดช่องว่างทางทักษะในปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังสร้างเส้นทางสู่ความสําเร็จในอนาคตด้วย

4.การนําโปรแกรมการฝึกอบรมไปปฏิบัติ (Implementation of Training Program)

การนําโปรแกรมการฝึกอบรมไปปฏิบัติภายในองค์กรเป็นองค์ประกอบหลักของการพัฒนาทรัพยากรบุคคล (HRD) โปรแกรมที่ดําเนินการอย่างมีประสิทธิภาพจะทําให้พนักงานมีทักษะที่จําเป็นในการปฏิบัติงานในบทบาทปัจจุบันได้อย่างเต็มศักยภาพ รวมทั้งสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจและความพึงพอใจของลูกค้าโดยรวม ทีม HRD ต้องประสานงานกับผู้นําและผู้จัดการฝ่ายต่างๆ เพื่อจัดตารางการฝึกอบรมให้มีประสิทธิภาพ ลดผลกระทบต่อปฏิบัติงานประจําวันให้น้อยที่สุด ในขณะที่เพิ่มผลลัพธ์การเรียนรู้ให้มากที่สุด ซึ่งจะช่วยให้การดําเนินงานราบรื่น

ขั้นตอนการนําไปปฏิบัติควรครอบคลุมการดําเนินการหลักๆ ดังต่อไปนี้:

• สื่อสารแผนการฝึกอบรมให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทราบ เพื่อให้เกิดความคาดหวังที่ตรงกัน
• จัดเตรียมทรัพยากร เช่น สื่อการฝึกอบรมและสถานที่
• กําหนดตารางการฝึกอบรมโดยคํานึงถึงความพร้อมและภาระงานของพนักงาน
• มอบหมายวิทยากรหรือผู้อํานวยความสะดวกที่มีความเชี่ยวชาญในเนื้อหาวิชา
• ดําเนินการฝึกอบรมตามกรอบเวลาและแผนที่กําหนดไว้

โดยการวางแผนและสื่อสารรายละเอียดของการฝึกอบรมอย่างรอบคอบ การพัฒนาทรัพยากรบุคคลจะมีบทบาทสําคัญในการสร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการเรียนรู้และพัฒนาบุคลากรในองค์กรได้อย่างต่อเนื่อง

ประเภทของวิธีการฝึกอบรม (Types of Training Methods)

องค์กรสามารถใช้วิธีการฝึกอบรมต่างๆ เพื่อถ่ายทอดความรู้และทักษะให้พนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในการสร้างโปรแกรมการฝึกอบรม ต้องเลือกใช้วิธีการผสมผสาน เพื่อตอบสนองรูปแบบการเรียนรู้และวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป เช่น

• สัมมนาแบบเวิร์กชอป (workshops) หรือแบบชั้นเรียน (classroom-style)
• การเรียนออนไลน์ และ E-learning
• การจําลองสถานการณ์และบทบาทสมมติอย่างเป็นปฏิสัมพันธ์ (Interactive role-playing)
• การโค้ชและพี่เลี้ยงรายบุคคล (One-on-one coaching and mentoring)
• กิจกรรมกลุ่มและการสร้างทีม (Group exercises and team-building activities)

แต่ละวิธีมีข้อดีเฉพาะ และสามารถเลือกใช้ตามเนื้อหาการฝึกอบรม ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ และความต้องการของพนักงาน การผสมผสานวิธีการหลากหลายจะช่วยให้การพัฒนาทรัพยากรบุคคลสร้างโปรแกรมการฝึกอบรมที่น่าสนใจ ยืดหยุ่น และเข้าถึงบุคลากรหลากหลายได้ดียิ่งขึ้น

การฝึกอบรมในงานและการฝึกอบรมนอกงาน (On-the-Job Training vs. Off-the-Job Training)

การฝึกอบรมสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก คือ การฝึกอบรมในงาน (OJT) และการฝึกอบรมนอกงาน

การฝึกอบรมในงาน (On-the-Job Training) เกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมการทํางานจริง ทําให้พนักงานเรียนรู้จากการลงมือปฏิบัติ ได้ประสบการณ์ตรงที่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรง วิธีนี้มีประสิทธิภาพสูงสําหรับการพัฒนาทักษะเชิงเทคนิค และรบกวนการทํางานน้อยที่สุด

ในทางกลับกัน การฝึกอบรมนอกงานเกิดขึ้นนอกสถานที่ปฏิบัติงานปกติ เช่น ในห้องเรียน การสัมมนา หรือเวิร์กชอป ประเภทนี้มีประโยชน์สําหรับฝึกฝนทักษะและทฤษฎีกว้างๆ ที่อาจต้องการความตั้งใจโดยไม่มีสิ่งรบกวนจากแรงกดดันงานประจําวัน

การเลือกระหว่างการฝึกอบรมในงานหรือนอกงาน ขึ้นอยู่กับทักษะเฉพาะที่จัดให้มีการเรียนการสอน ต้นทุนของการฝึกอบรม และผลกระทบต่อผลิตภาพที่อาจจะเกิดขึ้น ซึ่ง HRD ก็ต้องนำไปพิจารณาว่าเป็นแบบไหนถึงจะเหมาะสม

การปรับตัวให้เข้ากับรูปแบบการเรียนรู้และทักษะที่แตกต่างกัน (Adapting to Different Learning Styles and Skill Sets)

พนักงานมีรูปแบบการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน เช่น บางคนเรียนรู้จากสื่อทางสายตาได้ดี บางคนชอบฟังการสอน หรือเรียนรู้จากประสบการณ์ตรง โปรแกรมการฝึกอบรมที่ดีควรปรับให้เข้ากับรูปแบบเหล่านี้ เพื่อให้เกิดการจดจําและนําไปใช้ได้จริง การพัฒนาทรัพยากรบุคคลควรผสมผสานสื่อต่างๆ เช่น

• สื่อทางสายตา เช่น แผนภูมิและกราฟิกอินโฟ (Visual aids, such as charts and infographics)
• สื่อลายลักษณ์อักษร เช่น คู่มือและเอกสารอ้างอิง (Written materials)
• สื่อเสียง เช่น พอดคาสต์หรือการบรรยายที่บันทึกไว้ (Auditory materials)
• กิจกรรมที่ใช้การเคลื่อนไหว เช่น ฝึกปฏิบัติหรือใช้แบบจําลองจริง (Kinesthetic activities)

นอกจากนี้ ทีม HRD ควรตระหนักด้วยว่า พนักงานแต่ละคนมีพื้นฐานทักษะแตกต่างกัน การปรับระดับความซับซ้อนของเนื้อหาและจังหวะให้เหมาะสมจึงมีความสําคัญ เพื่อรักษาการมีส่วนร่วมและสร้างบรรยากาศการเรียนรู้อย่างทั่วถึง การเน้นการพัฒนาทักษะพื้นฐานที่จําเป็น เช่น ทักษะการเจรจาต่อรองและการฝึกอบรมผู้นํา จะช่วยให้พนักงานมีความพร้อมที่จะปฏิบัติงานในตําแหน่งปัจจุบันได้อย่างเต็มศักยภาพและเติบโตในองค์กร

ด้วยการจัดเตรียมวิธีการฝึกอบรมหลากหลาย และปรับเนื้อหาให้เข้ากับรูปแบบการเรียนรู้และระดับทักษะของแต่ละบุคคล การพัฒนาทรัพยากรบุคคลสามารถสร้างโปรแกรมฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยเพิ่มผลงานของพนักงานและสอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวขององค์กร

5.การประเมินผลและการปรับปรุง (Evaluation and Improvement)

การประเมินผลและการปรับปรุงโปรแกรมฝึกอบรมมีความสําคัญในการทําให้แน่ใจว่าโครงการพัฒนาบุคลากรบรรลุผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์สําหรับทั้งองค์กรและพนักงานเป็นรายบุคคล การประเมินอย่างต่อเนื่องช่วยระบุจุดที่ต้องปรับปรุง วัดผลตอบแทนการลงทุน และทําให้การฝึกอบรมในอนาคตสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

การติดตามผลการปฏิบัติงานและความพึงพอใจของพนักงาน (Monitoring Employee Performance and Satisfaction)

เมื่อติดตามผลการปฏิบัติงานหลังการฝึกอบรม HRD ควรมองหาการปรับปรุงด้านประสิทธิภาพ ผลิตภาพ และการปฏิบัติตามบทบาทหน้าที่ ซึ่งสามารถประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานได้หลายวิธี เช่น

• การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance reviews)
• การสังเกตโดยตรง (Direct observation)
• ข้อมูลป้อนกลับจากหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงาน (Feedback from managers and peers)
• ตัวชี้วัดผลิตภาพ (Productivity metrics)

พร้อมกันนั้น การวัดความพึงพอใจของพนักงานต่อการฝึกอบรมที่ได้รับ ก็มีความสําคัญ โดยสามารถใช้แบบสํารวจและแบบฟอร์มข้อมูลป้อนกลับเพื่อหาข้อมูลว่าพนักงานพึงพอใจต่อเรื่องใดบ้าง มีส่วนใดที่สามารถปรับปรุงได้ และการฝึกอบรมส่งผลต่อขวัญและกําลังใจของพวกเขาอย่างไร

การเชื่อมโยงการฝึกอบรมกับเป้าหมายขององค์กร (Aligning Training with Organizational Goals)

โปรแกรมการฝึกอบรมควรเชื่อมโยงโดยตรงกับเป้าหมายโดยรวมขององค์กร เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นี้ ควรดําเนินการดังนี้

• กําหนดวัตถุประสงค์การฝึกอบรมที่วัดผลได้ ซึ่งสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจ
• ทบทวนอย่างสม่ําเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาการฝึกอบรมยังมีความเกี่ยวข้องอยู่
• ปรับแผนการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจและความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป

การประเมินต้นทุนและประสิทธิภาพของโปรแกรมฝึกอบรม (Evaluating the Cost and Effectiveness of the Training Program)

การวิเคราะห์ต้นทุนมีความสําคัญสําหรับแผนก HRD ในการชี้แจงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาพนักงาน ซึ่งควรพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น วัสดุฝึกอบรม ค่าตอบแทนวิทยากร และเวลาของพนักงาน ในการวัดประสิทธิภาพของการฝึกอบรม เช่น การเปรียบเทียบต้นทุนเหล่านี้กับผลลัพธ์ เช่น ผลิตภาพเพิ่มขึ้น การลดข้อผิดพลาด และความพึงพอใจของลูกค้าที่ดีขึ้น การพัฒนาทรัพยากรบุคคลจะสามารถกําหนดความสําเร็จโดยรวมของแผนการฝึกอบรมได้

โปรแกรมการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ คือโปรแกรมที่สร้างมูลค่าที่สูงกว่าต้นทุน ในขณะเดียวกันก็ส่งเสริมการเติบโตของพนักงาน และมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจไปในคราวเดียวกัน

นี่คือ 5 ขั้นตอนของวิธีการทำแผนฝึกอบรม (Training Plan) แบบเป็นขั้นตอน เพื่อให้ชาว HRD มือใหม่ นำไปใช้ทำแผนฝึกอบรมประจำปี (Training year plan) ได้อย่างมืออาชีพเลยก็ว่าได้

เราคือผู้เชี่ยวชาญ ที่สร้างโปรแกรมการฝึกอบรมในองค์กรต่างๆ เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง และพัฒนาองค์กรให้ก้าวระโดด ทั้งนี้ หากต้องขอคำปรึกษาเพื่อออกแบบฝึกอบรม ให้ตรงกับ Pain point ขององค์กร สามารถขอคำปรึกษาเกี่ยวกับการจัดทำ Trainining ได้ทางช่องทางนี้